Dokumentacja w biznesie

Prowadząc dużą firmę, doskonale zdajemy sobie sprawę z tego ile tracimy czasu na te same, wciąż powielane się operacje. Są one solą w oku każdej firmy, która musi w ekspresowym tempie uzupełniać tony danych czy różnego rodzaju dokumentacji. Dzięki coraz lepszym rozwiązaniom informatycznym możemy przyśpieszyć ten proces i te same dane wprowadzać w bardzo szybki i efektywny sposób.

Jak to zrobić?

Wystarczy zastosować, w ramach swoich rozwiązań informatycznych zaawansowane możliwości jakie daje dziś automatyczne uzupełnianie dokumentów. Da nam to możliwość rozpoznania naszego systemu treści jakiej chcemy wprowadzić już po pierwszym słowie, czasem zdaniu. Dzięki czemu reszta treści zostaje dopasowana automatycznie. Takie rozwiązanie znacznie przyśpiesza, a także upraszcza proces wprowadzania danych w naszych systemach.

Gdzie to się sprawdzi?

Prowadząc dużą firmę, możemy to rozwiązanie zastosować nawet w kilku działach, które każdego tygodnia pracy wprowadzają tysiące danych, bardzo często powielając ten sam wzór.

Mogą to być działy księgowe, archiwalne, analityczne lub też działy planowania i wykonywania różnego rodzaju ekspertyz. Zastosowanie automatycznego uzupełniania dokumentów w tego typu pracach, pomoże z jednej strony ludziom w wykonywaniu codziennych i dosyć żmudnych czynności, a z drugiej przyspieszy funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa.

Jak można przyznać, bardzo często zdarza się, że z niektórymi sytuacjami ma się styczność pierwszy raz w życiu. W dodatku w wielu takich przypadkach trzeba dopełnić różnych formalności, w tym zawrzeć umowę, czy wypełnić odpowiedni wniosek.

Błędy podczas spisywania dokumentów

Jeśli zaś nie ma się doświadczenia w spisywaniu takich dokumentów, bardzo łatwo można popełnić błąd. Wtedy zaś cała procedura może się w znacznym stopniu wydłużyć, tym bardziej, kiedy na potwierdzenie i akceptację dokumentu trzeba odczekać co najmniej kilka dni. Warto więc od razu należycie sporządzić dany druk, by znalazły się w nim wszystkie niezbędne informacje i by miał on odpowiednią formę.

Gotowa umowa dostępna w sieci

W takiej sytuacji niezwykle pomocne mogą być wzory umów, które są precyzyjnie wykonane. Można je znaleźć w sieci, szczególnie na stronach portali, które są poświęcone prawu, podatkom, czy też dotyczą finansów. Wybór określonej strony będzie zależeć od tego, jakiego rodzaju wzorów umów się poszukuje, czy mają mieć charakter cywilno-prawny, czy może odnosić się na przykład do wynajęcia lokalu. Co prawda, trzeba pamiętać o tym, że taki wzór jest podany w formie ogólnej, a niekiedy konieczne jest to, by treść nieco zmodyfikować. Przykładem może być sytuacja, kiedy we wzorze obydwie ze stron są osobami fizycznymi, a zawiera się umowę z firmą.

W Internecie znajdziemy całą gamę wzorów dokumentów – od sądowych odwołań i zażaleń, poprzez podania do dyrektora szkoły, wnioski o urlop dziekański, a skończywszy na wzorach umów zawieranych między przedsiębiorcami, czy też między przedsiębiorcami, a konsumentami. Rzadko kiedy zdajemy sobie jednak sprawę z tego, że z takich dedykowanych wzorów dokumentów nie powinniśmy korzystać bezpośrednio. Dlaczego?

Wzory z Internetu?

Dedykowane wzory dokumentów dostępne w Internecie są tworzone niemal zawsze na podstawie konkretnych okoliczności. W życiu rzadko się zdarza, aby sytuacja pokrywała się w stu procentach, a tym samym niemal zawsze konieczne są pewne zmiany w treści takiego dedykowanego wzoru. Ogólnodostępne wzory dokumentów powinniśmy raczej traktować jako jedynie poglądową informację o wyglądzie i treści naszego własnego pisma.

Dokumenty stricte dedykowane

Zupełnie inaczej wygląda sytuacja ze wzorami dokumentów tworzonymi na zamówienie. Taki dedykowane wzory dokumentów są tworzone pod konkretną firmę i jej zapotrzebowanie, a tym samym możliwe jest ich używanie bez konieczności dokonywania każdorazowo zmian i poprawek treści – pozostawia się jedynie puste pola na dane kontrahenta, cenę oraz przedmiot umowy/pisma.

W ten sposób oszczędzamy czas, ale możemy również ustrzec się pomyłek, które w dalszej perspektywie mogą kosztować nasza firmę wiele tysięcy złotych!

Twoi pracownicy codziennie wprowadzają tysiące tych samych danych, a Ty głowisz się nad tym jak uczynić ich prace bardziej efektywną i skuteczną? Bardzo wielu przedsiębiorców głowi się nad tym jak rozwiązać podobne problemy i jak zmaksymalizować efektywność swoich zespołów. Na szczęście żyjemy w dobie rozwoju i informatycznych rozwiązań takich jak Documento. Dzięki temu możemy zastosować w naszej firmie wiele elementów, które pomogą nam przyśpieszyć naszą pracę. Jednym z nich jest automatyczne uzupełnianie dokumentów.

Co to jest i do czego służy?

Dzięki wszystkim możliwościom jakie daje to rozwiązanie, możemy bardzo szybko i skutecznie przyspieszyć działanie całej firmy. Ten drobny element pozwala pracownikom dużych i mniejszych przedsiębiorstw automatycznie uzupełnić dane nawet kilka razy szybciej niż w przypadku tradycyjnego wprowadzania danych. Szybsze wprowadzanie niezbędnych danych przekłada się na jej efektywniejsze funkcjonowanie w wielu obszarach. Wystarczy wpisać kawałek tekstu, a system automatycznego uzupełniania danych sam zasugeruje nam resztę odpowiedniej treści.

Możliwości wykorzystania

Tego typu rozwiązania idealnie sprawdzą się w różnych przedsiębiorstwach finansowych oraz działach księgowości, choć zakres możliwości wykorzystania tego typu funkcjonalności jest o wiele szerszy i z powodzeniem można wykorzystać go w innych sektorach naszej działalności.